Šiuolaikinio konferencinio ryšio naudojimas atveria dideles galimybes: efektyviai bendradarbiauti su verslo partneriais, klientais ar kitais svarbiais asmenimis galima net tuomet, kai skiria tūkstančiai kilometrų. Telekomunikacijų priemonėmis vykdomas pokalbis tarp kelių pašnekovų - ne tik patogus, bet ir padedantis sutaupyti pinigų bei laiko bendravimo būdas. Apie konferencinio ryšio naudojimo galimybes ITŽINIOS.LT kalbėjo su UAB „Elipsis“ direktoriumi Ryčiu Majausku.

Kas yra konferencinis ryšys ir kada jis gali būti naudojamas?

- Konferencinis ryšys – tai telekomunikacijų priemonėmis sukurtas pokalbis tarp kelių pašnekovų. Konferencinis ryšys gali sujungti balsu (tai būtų audio, arba telefoninė konferencija), balsu ir vaizdu (videokonferencija) bendraujančius žmones. Paprastai audiokonferenciniu ryšiu susijungia daugiau nei du pašnekovai, o videokonferencija gali vykti ir tarp dviejų nutolusių vietų, kuriose gali būti vienas ar keli žmonės. Konferencinis ryšys arba nuotolinės konferencijos naudojamos tada, kai reikia pasikalbėti keletui žmonių, esančių skirtinguose miestuose ar pasaulio vietose.

Kokie yra pagrindiniai telekonferencinio ryšio privalumai?

- Telekonferencijos turi daugybę privalumų. Pirmiausia akivaizdu, kad jos padeda taupyti laiką ir pinigus, kurie būtų prarasti, keliaujant į kitus miestus ar šalis. Jos leidžia sutvarkyti žymiai daugiau reikalų per tą patį laiką, o tai labai svarbu vadovams, kurių laikas ypatingai brangus. Jos pagreitina sprendimų priėmimą tarp įmonės padalinių, klientų ar partnerių, o tai labai padidina įmonės lankstumą ir konkurencingumą. Jos gerina darbo atmosferą įmonėje, nes nutolusio vadovo pyla ne tokia baisi, o poveikis − toks pats geras. Telekonferencijos gerina atmosferą namuose bei šeimose, nes darbuotojai, mažiau keliaudami, gali daug daugiau laiko skirti pomėgiams ar laisvalaikiui su šeima. Jos, galiausiai, prisideda prie Žemės problemų sprendimo: energijos taupymo, taršos mažinimo − o tai gerina mūsų visų sveikatą.

Kokias konferencines paslaugas ir įrangą siūlote savo klientams?

- Esame vienintelis oficialus sertifikuotas Polycom ir Lifesize konferencijų sistemų gamintojų atstovas Lietuvoje. Klientams siūlome šių gamintojų garso, vaizdo bei konferencinio ryšio infrastruktūros įrangą bei pagerinto garantinio aptarnavimo paslaugas. Patys šią įrangą diegiame ir aptarnaujame, apmokome vartotojus, konsultuojame įrangos naudojimo metu, nes turime didelę patirtį šioje srityje. Teikiame įrangos aptarnavimo instaliacijos vietoje (on-site) paslaugas, kai inžinierius periodiškai atvyksta pas klientus atnaujinti konferencijų įrangos programinę įrangą (tik šiuo būdu klientas gauna naujas telekonferencinio ryšio galimybes ir pagerinimus), spręsti susikaupusių smulkių problemų ar tiesiog priminti klientui, kaip greičiau ir paprasčiau naudotis įrangos teikiamais privalumais. Ši mūsų paslauga taip pat nuima visą kliento „galvos skausmą“, susijusį su sugedusios įrangos pakeitimu, perinstaliavimu ar perkonfigūravimu. Dar teikiame konferencinės įrangos vienkartinės nuomos mūsų ar kliento patalpose paslaugas. Beje, nuoma, kai įrangą atvežame klientui, viską sukonfigūruojame ir po renginio išsivežame, yra brangesnė, bet žymiai populiaresnė.

Kada naudingos telefoninės konferencijos? Kokias funkcijas atlieka konferenciniai telefonai?

- Pagrindiniai šio ryšio privalumai – pigumas ir paprastumas. Tam nereikia ypatingos įrangos. Keletas žmonių, turinčių po ranka mobilųjį ar stalinį telefoną, jau gali dalyvauti balso konferencijoje, nes tai leidžia jų telefoninio ryšio operatorius arba įmonės telefonų stotelė. Norint prijungti kelis pašnekovus į bendrą pokalbį, tereikia paspausti keletą mygtukų.

Kitas reikalas – kokybė. Tiktai laikantys prie ausies telefono ragelį žmonės gali pakankamai gerai susikalbėti, tačiau vienoje vietoje esant grupei žmonių jau reikalingi „gudrūs“ telefonai, turintys išorinį garsiakalbį bei mikrofoną ir galintys – kas yra labai svarbu – vienu metu tiek perduoti, tiek ir priimti balsą (dirbti full duplex režimu). Įranga taip pat moka slopinti patalpų aidus bei atskirti ir slopinti pašalinį triukšmą (pvz., projektorių ar vėdinimo sistemos ventiliatoriaus gaudesį), pagarsinti arčiau kalbėtojo esančius mikrofonus bei greitai reaguoti, jei prakalbo kitoje patalpos dalyje esantis žmogus. Konferencinius telefonus galima prijungti prie Skype ar mobilaus telefono ir, reikalui esant, skambinti per šias priemones. Didesnėse arba aidą sukeliančiose patalpose gali būti reikalinga ir papildoma įranga, „mokanti surinkti“ visų kalbančiųjų balsus ir perduoti nutolusiai pusei bei leidžianti „čia“ esantiems žmonėms girdėti „ten“ esančius. Taigi, kuo natūralesnio pokalbio norime, tuo įranga yra brangesnė.

Kaip organizuojamos vaizdo konferencijos?

- Norint surengti vaizdo konferenciją, reikalinga speciali įranga bei ryšiai. Daugumos pasaulio vaizdo konferencijų įrangos gamintojų įranga yra standartizuota ir viena su kita „susikalba“. Šiuo metu labiausiai paplitusios yra vaizdo konferencijos per internetą (IP), nes nieko papildomai nekainuoja, jeigu esamas interneto ryšio pralaidumas yra pakankamas. Ši H.323 standarto technologija išstūmė senąją ISDN telefoninio ryšio (H.320 standarto) technologiją. Vaizdo konferencijų įranga turi galimybę jungtis per IP, o ISDN funkcionalumas kainuoja papildomai. Abi šios technologijos turi ir privalumų, ir trūkumų. Nuolat naudojantis - IP (H.323) yra daug pigiau, nes pigesnė ir įranga, bet pasaulinio interneto kokybė kartais yra nepakankama kokybiškoms vaizdo konferencijoms. Vaizdas ekrane gali „sugriūti kvadratėliais“ arba konferencija visai nutrūkti. Tenka investuoti į pakankamai „plačią“ interneto liniją arba nuomotis skirtąsias linijas, kuriose paslaugos tiekėjas gali užtikrinti stabilią ryšio kokybę. Visa tai gali reikšti nemažą nuolatinį mėnesinį mokestį. Taigi, jei vaizdo konferencijomis naudojamasi tik retkarčiais ir norima patikimo, nenutrūkstančio renginio, kartais geriau rinktis ryšį per ISDN. Tačiau tokiu atveju gali tekti sumokėti nemažus pinigus netgi už vienos valandos trukmės vaizdo konferenciją, ypač, jei skambinama į kai kurias užsienio šalis. Taip pat ir įranga, galinti daryti vaizdo skambučius per ISDN, kainuoja daugiau. Taigi, organizuojant vaizdo konferencijas, reikia žinoti ne tik „adresą“, bet ir „kelią“, kaip ten patekti.

Kaip vyksta web konferencija? Kokio pasiruošimo jai reikia?

- Web konferencija paprastai suprantama kaip grupės žmonių, sėdinčių prie savo kompiuterių, pokalbis per internetą, tuo pat metu organizatoriui rodant visiems dalyviams prezentaciją iš savo kompiuterio. Retkarčiais dar rodomas ir pats prezentuotojas per jo interneto (web) kamerą. Dažniausiai prezentuotojas uždraudžia kitiems dalyviams rodyti vaizdą iš savo videokameros bei prezentuoti, taip pat kalbėti. Leidžiama tik stebėti ir pateikti klausimus chat’o pagalba, į kuriuos web konferencijos pabaigoje organizatoriai dažniausiai atsako. Web konferencijos pabaigoje taip pat gali būti leidžiama dalyviams, pareiškusiems norą, kalbėti paeiliui. Tačiau web konferencijose būna pakankamai geras garsas ir prezentacijos kokybė, bet prastas bei mažo dydžio video ir tai riboja web kamerų kokybė. Web konferencijų privalumas – masiškumas, todėl jos dažniausiai naudojamos nuotoliniams mokymams, naujų produktų pristatymams. Norint dalyvauti web konferencijoje, reikia interneto linijos ir kompiuterio. Taip pat reikalingi garsiakalbiai arba ausinės, mikrofonas, web kamera. Susijungiama per specialią programinę įrangą arba interneto naršyklės pagalba. Svarbu jungtis prie web konferencijos tinklalapio kiek anksčiau prieš renginį ir išbandyti, kaip kompiuteris ir naršyklė atitinka tinklalapyje keliamus reikalavimus. Esant programiniams neatitikimams, web konferencijos interneto tinklalapis paprastai pasiūlo suinstaliuoti reikiamus programinius įskiepius.

Kokios Lietuvos įstaigos dažniausiai naudojasi konferencinio ryšio priemonėmis? Ar jos populiarios tarp verslo įmonių, mokymo įstaigų?

- Lietuva geografiškai nėra pati palankiausia šalis vaizdo konferencijų naudojimui: atstumai tarp miestų pakankamai nedideli, nėra didelių transporto grūsčių, nėra kalnų ir salynų. Todėl investicijos į konferencinio ryšio priemones atsiperka negreitai. Dažniausiai konferencinio ryšio priemonėmis naudojasi labai plačią geografinę struktūrą turinčios valstybės įstaigos ir privačios įmonės. Klientai yra dinamiškos, novatoriškos, taupančios, gamtą saugančios kompanijos, dažnai tai − užsienio kompanijų filialai arba įmonės, turinčios filialų įvairiose užsienio šalyse. Aukštojo mokslo įstaigose vaizdo konferencijos naudojamos jau keletą metų, pradedama naudotis medicinos srityje, teismų sistemoje. Antra vertus, didesniuose Lietuvos miestuose pastebimai gausėja automobilių spūsčių. Taigi, naudojant konferencinį ryšį, galima sutaupyti nemažai susitikimų organizavimo laiko. Nes ,,piko“ metu išvykti iš Vilniaus ar Kauno užima tiek pat laiko, kiek nuvažiuoti iki kito miesto.

Ar telekonferencinio ryšio naudojimas iš tiesų gerina bendrą įmonės darbo efektyvumą?

- Telekonferencinio ryšio naudojimas neabejotinai gerina įmonės darbo efektyvumą! Klausimus aptarti ir sprendimus rasti galima čia ir dabar (aptariami ne tik darbotvarkės klausimai, bet ir klausimai, kylantys pokalbio metu), nes darbo grupėms nereikia vykti į kokią nors vieną vietą (neprarandamas laikas, kurio keliavimo metu beveik neįmanoma produktyviai panaudoti), dėl to virtualiame susitikime gali dalyvauti daug įvairių sričių įmonės specialistų (nereikia jaudintis dėl kelionės išlaidų, nes šių tiesiog nėra), galima greitai, paskambinus telefonu, įjungti į konferencinį pokalbį naujus dalyvius, netgi tuo metu esančius kelionėje. Vaizdo ar web konferencijos metu galima parodyti naują gaminį ir pademonstruoti jo funkcijas partneriams ir klientams. Akivaizdu, kad taip sutaupoma gausybė laiko ir pinigų, tai leidžia būti pranašesniam už konkurentą.

Kuo naudingas toks bendradarbiavimas su užsienio šalimis?

- Bendraujant su partneriais, esančiais užsienio šalyse, taupymas yra neginčijamas! Pašnekovams, norintiems nuvykti vieniems pas kitus, beveik visada tenka skraidyti lėktuvais ir daugelis mūsų žino, kiek daug tai gali kainuoti ir kiek laiko tenka sugaišti oro uostuose. Kartais viena kelių žmonių kelionė kainuoja brangiau, nei viena vaizdo konferencijų stotis! Netgi organizuojant įprastą konferenciją viešbučio salėje, užsienio lektoriaus paskaita videokonferencijų priemonėmis kainuotų daug mažiau, nei jam atvykus. Kai kada tokia paskaita taptų įmanoma vien tik dėl to, kad brangiai apmokamas užsienietis neprarastų savo laiko ir nepatirtų kelionės streso! Taip pat, atsakingai žiūrint į mūsų planetos Žemės ateitį, reikia kuo mažiau keliauti orą teršiančiomis transporto priemonėmis, kurias puikiai pakeičia telekonferencijos.

Ar galima teigti, jog konferencinio ryšio galimybės Lietuvoje dar tik pradedamos naudoti?

- Manyčiau, kad Lietuvoje konferencinio ryšio priemonių naudojimas kasdieninėje veikloje ima sparčiau plisti. Net ir šiuo metu, kai daugelis įmonių sustabdė bet kokias investicijas informacinių technologijų srityje, o valstybė ir įstaigos visai neturi tam finansavimo, susidomėjimas laiką ir pinigus taupančiomis priemonėmis auga. Jau 4 − 5 metai intensyviau domimasi, kaip tokių priemonių naudojimas gali „palengvinti gyvenimą“. O kai kurios Lietuvos įmonės, vaizdo konferencijas naudojančios daugiau nei 10 metų, be jų sunkiai ištvertų net savaitę!

Kaip, Jūsų nuomone, šios galimybės plėtosis ateityje?

- Telekonferencijų panaudojimas, be abejonės, sparčiai plinta ir toliau plis! Kasdien atsiranda naujų produktų ir sprendimų, jų galimybės auga, pinga ir sparčiai tobulėja ryšių technologijos, atsiranda naujų sričių, kuriose jos pradedamos naudoti. Plinta programiniai sprendimai, dėl to siūloma ne tik pirkti ir įdiegti arba nuomotis telekomunikacijų įrangą ir sprendimus, bet ir naudotis jų „prenumerata“ („programinė įranga kaip paslauga“), kurios bet kada galima ir lengva atsisakyti bei pakeisti analogiška. Visa tai skatina telekomunikacijų plitimą.

Netgi smulkios įmonės ir namų vartotojai jau dabar sunkiai įsivaizduoja savo dieną be Skype ar panašių nemokamų „konferencinio pokalbio“ sistemų. Norėdami gauti „daugiau ir geriau", daug įmonių naudos specialius konferencinius telefonus, leidžiančius vienoje vietoje keletui žmonių tuo pat metu kalbėti ir gerai girdėti keletą nutolusių pašnekovų. Norinčios pasiekti masinę auditoriją, įmonės vis plačiau naudos web konferencijų sprendimus, o norinčios bendrauti kuo efektyviau, ne tik girdėti, bet ir matyti pašnekovus ir taip padaryti pokalbį dar efektyvesnį, naudosis vaizdo konferencijomis. Didelės ir prestižinės pasaulio kompanijos vis plačiau naudos labai brangias ir daug interneto resursų reikalaujančias vadinamąsias „natūralaus buvimo“ (telepresence) sistemas.